W wielu mikrofirmach praca w pojedynkę jest codziennością. Jedna osoba zostaje w sklepie na popołudniowej zmianie, pracownik biurowy kończy dokumenty po godzinach, ktoś sam zamyka punkt usługowy, magazynier przyjmuje dostawę poza standardowym ruchem firmy, a właściciel zakłada, że skoro praca jest prosta i znana, to nie wymaga szczególnych ustaleń. To częsty błąd.
Praca w pojedynkę nie zawsze jest zakazana i nie zawsze oznacza duże ryzyko. Może być normalnym elementem organizacji pracy. Problem zaczyna się wtedy, gdy pracownik zostaje sam bez żadnego planu awaryjnego, bez kontaktu z drugą osobą, bez jasnych zasad zgłaszania problemów i bez oceny, co może się wydarzyć, gdy coś pójdzie nie tak.
Dla małych firm temat jest bardzo praktyczny. W mikroprzedsiębiorstwie często nie ma rozbudowanej struktury, kierownika zmiany, ochrony, dyżurnego technika czy osobnego działu BHP. Jeśli pracownik zostaje sam, to właśnie pracodawca powinien wcześniej pomyśleć, czy taka organizacja pracy jest bezpieczna. Nie chodzi o tworzenie skomplikowanych procedur, tylko o rozsądne przygotowanie sytuacji, która w małej firmie zdarza się bardzo często.
Wiele osób kojarzy pracę w pojedynkę z nocnym dyżurem, ochroną obiektu albo pracą w odległym magazynie. W praktyce samotna praca może wystąpić w dużo zwyklejszych sytuacjach. Pracownik zostaje sam w salonie usługowym, ponieważ druga osoba wyszła do klienta. Sprzedawca prowadzi zmianę w małym sklepie. Pracownik biurowy zostaje po godzinach, aby dokończyć dokumentację. Osoba sprzątająca wykonuje pracę, gdy inni już wyszli. Pracownik otwiera lokal rano, zanim pojawi się reszta zespołu.
Ryzyko zależy nie tylko od samego faktu, że ktoś jest sam. Liczy się rodzaj pracy, miejsce, pora dnia, dostęp do telefonu, możliwość wezwania pomocy, kontakt z klientami, stan zdrowia pracownika, charakter używanych narzędzi i to, czy w pobliżu są inne osoby. Inaczej wygląda samotna praca przy komputerze w biurze, a inaczej praca z drabiną, nożem, ciężkimi paczkami, środkami chemicznymi albo gotówką w kasie.
Dlatego nie warto pytać wyłącznie: „czy pracownik może być sam?”. Lepsze pytanie brzmi: „co może się stać, jeśli będzie sam, i jak szybko otrzyma pomoc?”. To zmienia sposób myślenia. Praca w pojedynkę nie jest wtedy wygodnym skrótem kadrowym, ale sytuacją, którą trzeba świadomie zorganizować.
Podstawą decyzji powinna być ocena ryzyka zawodowego. Pracodawca powinien rozpoznać zagrożenia związane z danym stanowiskiem i poinformować pracownika o zasadach ochrony przed nimi. Jeśli praca może być wykonywana w pojedynkę, ten element również powinien zostać uwzględniony. Nie wystarczy ogólnie napisać, że stanowisko jest bezpieczne. Trzeba zastanowić się, czy samotne wykonywanie pracy zmienia poziom ryzyka.
Przykład jest prosty. Rozpakowanie lekkiej dostawy przy obecności innych pracowników może być czynnością rutynową. To samo rozpakowanie wieczorem, w pustym lokalu, przy użyciu nożyka, przenoszeniu paczek i zamykaniu zaplecza może już wymagać dodatkowych zasad. Nie dlatego, że każda paczka jest niebezpieczna, ale dlatego, że w razie skaleczenia, upadku albo zasłabnięcia nikt może od razu nie zauważyć problemu.
Ocena ryzyka powinna odpowiedzieć na kilka praktycznych pytań. Czy pracownik ma możliwość szybkiego wezwania pomocy? Czy ktoś wie, że pracuje sam? Czy jest ustalony kontakt kontrolny? Czy zadania wykonywane w pojedynkę obejmują czynności szczególnie ryzykowne? Czy pracownik jest przeszkolony i wie, czego nie powinien robić samodzielnie? Czy miejsce pracy jest dobrze oświetlone, uporządkowane i zabezpieczone?
Nie każda praca w pojedynkę wymaga takich samych zabezpieczeń. Są jednak sytuacje, przy których mikroprzedsiębiorca powinien zachować szczególną ostrożność. Dotyczy to zwłaszcza prac, przy których wypadek może uniemożliwić pracownikowi samodzielne wezwanie pomocy albo gdy skutki zdarzenia mogą być poważne.
Do takich sytuacji mogą należeć między innymi:
Nie oznacza to, że każda z tych czynności automatycznie wymaga obecności dwóch osób. Oznacza to, że nie wolno traktować ich jak zwykłego siedzenia przy biurku. Jeśli pracownik ma być sam, pracodawca powinien ograniczyć zakres zadań, zapewnić możliwość kontaktu, wskazać czynności zabronione do wykonywania w pojedynkę albo tak zorganizować pracę, aby bardziej ryzykowne działania odbywały się wtedy, gdy w pobliżu jest druga osoba.
Wypadki bardzo często zaczynają się od zdania: „zrobię to tylko na chwilę”. Pracownik sam wnosi cięższy karton, sam wchodzi na drabinę, sam przestawia regał, sam rozcina dostawę, sam czyści urządzenie, sam próbuje naprawić przedłużacz albo sam zamyka lokal po trudnym dniu. Każda z tych czynności może wyglądać prosto, ale w pojedynkę margines bezpieczeństwa jest mniejszy.
W małej firmie warto jasno wskazać, których czynności pracownik nie powinien wykonywać samodzielnie. To mogą być proste zakazy: nie wchodzimy na wyższą drabinę bez drugiej osoby w pobliżu, nie przenosimy ciężkich przedmiotów samemu, nie wykonujemy napraw elektrycznych, nie używamy określonych urządzeń po zamknięciu lokalu, nie rozładowujemy większej dostawy w pojedynkę, nie zostajemy sami z agresywnym klientem.
Takie zasady nie są przesadą. Są sposobem na uniknięcie sytuacji, w której pracownik podejmuje ryzykowną decyzję, bo chce być pomocny albo nie chce przeszkadzać właścicielowi. Jeżeli pracodawca wcześniej jasno powie, czego nie wolno robić w pojedynkę, pracownikowi łatwiej odmówić wykonania niebezpiecznej czynności.
Jednym z najprostszych sposobów ograniczania ryzyka jest ustalenie kontaktu kontrolnego. Nie musi to być rozbudowany system. W mikrofirmie często wystarczy zasada, że pracownik pracujący sam potwierdza rozpoczęcie pracy, zakończenie pracy albo odzywa się o ustalonej godzinie. Jeśli nie ma kontaktu, właściciel lub wskazana osoba podejmuje próbę połączenia, a w razie braku odpowiedzi reaguje zgodnie z ustaleniami.
Kontakt kontrolny ma sens szczególnie wtedy, gdy pracownik zostaje sam po godzinach, otwiera lub zamyka lokal, pracuje w zapleczu, wykonuje zadania poza główną siedzibą albo znajduje się w miejscu, gdzie przez dłuższy czas nikt go nie widzi. Warto ustalić nie tylko sam obowiązek kontaktu, ale także to, co dzieje się przy braku odpowiedzi.
Najgorszy wariant to fikcyjna zasada, której nikt nie pilnuje. Jeśli pracownik ma napisać wiadomość po zakończeniu zmiany, to ktoś musi wiedzieć, że powinien ją otrzymać. Jeśli ma zadzwonić po zamknięciu lokalu, ktoś musi odebrać albo oddzwonić. Prosty system działa tylko wtedy, gdy jest rzeczywiście stosowany.
Pracownik wykonujący pracę w pojedynkę powinien mieć realną możliwość wezwania pomocy. Sam fakt posiadania telefonu nie zawsze wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy w miejscu pracy jest zasięg, czy telefon jest naładowany, czy pracownik zna numery kontaktowe i czy wie, do kogo ma zadzwonić w konkretnej sytuacji.
W małej firmie warto przygotować prostą listę kontaktów. Powinna obejmować numer alarmowy, numer właściciela lub przełożonego, numer osoby zastępującej, ewentualnie kontakt do zarządcy budynku, ochrony, serwisu technicznego albo osoby posiadającej klucze. Lista powinna być dostępna tam, gdzie pracownik faktycznie jej potrzebuje: przy stanowisku, w telefonie służbowym, na zapleczu albo w krótkiej instrukcji.
Warto też pomyśleć o bardzo przyziemnych rzeczach. Czy pracownik zamykający lokal ma sprawny telefon? Czy nie zostawia go w innym pomieszczeniu? Czy w magazynku jest zasięg? Czy drzwi można otworzyć od środka? Czy osoba pracująca sama wie, co zrobić, gdy zasłabnie klient, dojdzie do awarii prądu albo pojawi się agresywna osoba? To nie są skomplikowane pytania, ale odpowiedzi powinny być znane przed zdarzeniem, a nie dopiero w czasie stresu.
W mikrofirmach bardzo często jedna osoba obsługuje klientów. Dotyczy to sklepów, punktów odbioru, gabinetów, salonów usługowych, recepcji, biur obsługi i małych lokali. Zwykle nie ma w tym nic nadzwyczajnego, ale ryzyko rośnie, gdy pracownik zostaje sam wieczorem, obsługuje gotówkę, ma kontakt z osobami pod wpływem alkoholu, musi odmówić wykonania usługi albo pracuje w miejscu słabo widocznym z zewnątrz.
Pracodawca powinien ustalić zasady reagowania na trudne sytuacje. Pracownik nie powinien być pozostawiony sam sobie z założeniem, że „jakoś sobie poradzi”. Powinien wiedzieć, kiedy może przerwać obsługę, kiedy ma zadzwonić po właściciela, kiedy wezwać ochronę lub policję, jak zachować się przy agresywnym kliencie i czy ma prawo odmówić dalszej rozmowy.
Warto też zwrócić uwagę na organizację lokalu. Pracownik nie powinien być zamknięty z klientem w miejscu, z którego trudno wyjść. Stanowisko powinno umożliwiać bezpieczne opuszczenie pomieszczenia. Jeśli firma prowadzi działalność w godzinach wieczornych, dobrze jest przemyśleć oświetlenie wejścia, widoczność z ulicy, zasady zamykania drzwi i sposób przechowywania gotówki.
Otwieranie i zamykanie lokalu to momenty, które w małych firmach bywają lekceważone. Pracownik przychodzi rano sam, wyłącza alarm, otwiera drzwi, przygotowuje stanowisko, sprawdza zaplecze. Wieczorem zamyka kasę, gasi światła, wynosi śmieci, zamyka magazyn, uzbraja alarm i wychodzi ostatni. Każda z tych czynności jest zwykła, ale samotnie wykonywana może być bardziej ryzykowna.
Warto ustalić kolejność działań i zasady bezpieczeństwa. Pracownik powinien wiedzieć, czy przed wejściem do lokalu ma zwrócić uwagę na ślady włamania, uszkodzone drzwi, wybite okno albo podejrzane osoby w pobliżu. Powinien wiedzieć, że w razie podejrzenia włamania nie wchodzi sam do środka, tylko kontaktuje się z właścicielem i odpowiednimi służbami.
Podobnie przy zamykaniu lokalu warto unikać rutyny. Pracownik nie powinien wynosić gotówki w widoczny sposób, zostawiać otwartych drzwi podczas porządkowania zaplecza, schodzić sam do piwnicy bez telefonu albo wykonywać dodatkowych prac technicznych, które nie muszą być robione po godzinach. Dobre zasady zamykania lokalu są proste, ale powinny być ustalone, a nie przekazywane przypadkowo.
Praca po godzinach często wygląda niewinnie. Ktoś zostaje, żeby dokończyć dokumenty, uporządkować towar, przygotować wysyłkę albo nadrobić zaległości. Jeśli jednak pracownik jest wtedy sam w budynku, trzeba pomyśleć o bezpieczeństwie. Po godzinach może być mniej osób w okolicy, nie działa recepcja, korytarze są puste, a ewentualne wezwanie pomocy może trwać dłużej.
Pracodawca powinien wiedzieć, kto zostaje po godzinach i dlaczego. Nie powinno być tak, że pracownik samodzielnie przedłuża pracę bez wiedzy właściciela, bo „tak wyszło”. Jeśli takie sytuacje się powtarzają, trzeba ustalić zasady: zgłoszenie pozostania po godzinach, kontakt po zakończeniu pracy, zakres dozwolonych czynności i zakaz wykonywania prac bardziej ryzykownych bez obecności drugiej osoby.
Warto też pamiętać o czasie pracy i odpoczynku. Praca w pojedynkę po godzinach nie może być sposobem na ukryte wydłużanie dniówki. Zmęczony pracownik popełnia więcej błędów, gorzej ocenia ryzyko i łatwiej ulega wypadkom. BHP to nie tylko sprzęt i instrukcje, ale również rozsądna organizacja czasu pracy.
W małej firmie instrukcja nie musi być długa. Ważne, aby była konkretna. Pracownik powinien wiedzieć, jakie czynności może wykonywać samodzielnie, jak ma utrzymywać kontakt, czego nie wolno mu robić bez obecności drugiej osoby i jak reagować na awarie, wypadki oraz trudne sytuacje z klientami.
Praktyczna instrukcja może obejmować kilka punktów:
Taka instrukcja powinna być omówiona z pracownikiem, a nie tylko wręczona do podpisu. Warto zapytać pracownika, jakie sytuacje rzeczywiście zdarzają się na zmianie. Osoba wykonująca pracę często najlepiej wie, gdzie pojawiają się problemy: słabe oświetlenie przy wejściu, brak zasięgu na zapleczu, ciężka roleta, śliska podłoga przy drzwiach, niebezpieczne przejście do śmietnika albo kłopotliwi klienci w określonych godzinach.
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej firmy. Czasami obecność drugiej osoby jest konieczna ze względu na rodzaj pracy, przepisy szczegółowe, charakter zagrożeń albo wynik oceny ryzyka. W innych przypadkach wystarczą dodatkowe środki organizacyjne: kontakt kontrolny, ograniczenie zakresu zadań, telefon, jasna procedura alarmowa i zakaz wykonywania określonych czynności w pojedynkę.
Pracodawca powinien jednak uważać na automatyczne założenie, że „u nas nic się nie dzieje”. Brak dotychczasowych wypadków nie jest dowodem, że organizacja pracy jest dobra. Może oznaczać tylko, że firma miała szczęście. Jeżeli pracownik regularnie zostaje sam i wykonuje zadania, przy których wypadek jest możliwy, to temat powinien być opisany i uporządkowany.
Najlepsza decyzja wynika z oceny ryzyka, a nie z wygody grafiku. Jeśli praca wymaga obecności drugiej osoby, trzeba tak ją zorganizować. Jeśli można ją wykonywać samodzielnie, trzeba zapewnić warunki, w których pracownik nie zostaje bez pomocy w razie problemu.
Mikroprzedsiębiorca może zacząć od krótkiego przeglądu. Warto przejść przez firmę i sprawdzić, w jakich sytuacjach pracownik faktycznie zostaje sam. Często dopiero taka analiza pokazuje, że samotna praca występuje częściej, niż właściciel zakładał: rano, wieczorem, podczas przerw innych osób, przy dostawach, przy sprzątaniu, przy zamykaniu lokalu albo przy pracy po godzinach.
Przydatne pytania są proste:
Jeżeli na kilka z tych pytań nie ma jasnej odpowiedzi, to znak, że organizacja pracy wymaga poprawy. Nie zawsze oznacza to duże koszty. Czasem wystarczy zmienić grafik, wprowadzić potwierdzenie zakończenia zmiany, przenieść bardziej ryzykowne czynności na godziny, gdy są dwie osoby, uporządkować zaplecze albo przygotować krótką instrukcję.
Najważniejsza zasada jest prosta: pracownik, który zostaje sam, nie powinien być pozostawiony sam sobie. Musi wiedzieć, co robić, gdy wszystko idzie normalnie, ale też co robić, gdy pojawi się problem. Wypadek, awaria, zasłabnięcie, agresywny klient, brak prądu, uszkodzony zamek, podejrzenie włamania czy brak kontaktu z właścicielem to sytuacje, których nie powinno się rozwiązywać improwizacją.
Dobrze zorganizowana praca w pojedynkę nie polega na straszeniu pracownika. Polega na przewidywaniu. Skoro wiadomo, że ktoś czasem zostaje sam, trzeba wcześniej ustalić zasady. Skoro wiadomo, że zamyka lokal, trzeba opisać, jak ma to robić. Skoro wiadomo, że rozpakowuje dostawy, trzeba określić, czego nie robi samodzielnie. Skoro wiadomo, że pracuje z klientem, trzeba dać mu prawo do reakcji w trudnej sytuacji.
Dla mikrofirmy to bardzo rozsądne podejście. Chroni pracownika, porządkuje odpowiedzialność i zmniejsza ryzyko zdarzeń, które mogą przerwać działalność firmy na dłużej niż sama kontrola BHP. Praca w pojedynkę może być dopuszczalna, ale nie powinna być pozostawiona przypadkowi. Właśnie w takich zwykłych, codziennych sytuacjach dobre BHP ma największe znaczenie.
Specjaliści z zakresu BHP są do Twojej dyspozycji, czekamy na kontakt by udzielić Ci praktycznej pomocy.
O firmie
Szkolenia BHP
Szkolenia PPOŻ
Inne szkolenia© Soluma BHP | We are Soluma Group
Formularz kontakt
bok@soluma.pl
